Durağanlıktan uzak, değişimin her an yaşandığı bir dünyada bir şeyleri standartlaştırmak ne kadar mantıklı? Bırakın dünün bugün ile farkını, beş dakika öncesinin şu an ile farkı gittikçe büyürken standart olmaya çalışmak akıllıca mı? Sürekli yeni bir teknoloji doğarken, var olan bir takım araçlar nostaljik olma sürecinde hızlanırken ürünlerinizi standartlaştırma çabası sizi ileri taşıyabilir mi?
Evet.
Hangi açıdan sorarsanız sorun, VUCA dünyası diye tanımlanan bu zamandan, henüz tanımlanmamış olan gelecek dünayaya taşıyacak yegane şey standart olabilmektir.
Standartlaştırma Ne Demek?
Öncelikle standartlaştırma kelimesi ile neyi kastettiğimizi netleştirmemiz gerekli.
Bir fabrikadaki işçiler ile konuştuğunuzda her birinin işlerini standart bir şekilde yaptığını görebilirsiniz. Söz gelimi bir kaynak işlemi yapıyorsa, çalışan malzemeyi hep aynı eliyle alır, aynı eliyle makineye koyar ve aynı sürede işlemi tamamlar. Tekil olarak orayı incelediğinizde bir standartlaştırma olduğunu öne sürebilirsiniz. Fakat standartlaştırma bireylerle alakalı değildir.
Bir işin standart olması, sadece, o işi her zaman aynı şekilde yapmak değildir. Tamam, standart iş tabi ki aynı şekilde yapılır. Ancak bir iki kişinin aynı çalışması değil, herkesin aynı çalışmasıdır. Standartlaştırmak insanlar için değil, kurumlar içindir.
Mesela ana ürünü kahve olan bir marka düşünelim. İstanbul’da içtiğiniz kahve ile Antalya veya Erzurum’da içtiğiniz kahve arasında hiç bir fark olmaması gereklidir. Yapan insanlar farklı olsa da yapılma süresi, elinize geldiğindeki sıcaklığı, tadı ve sunuşu aynı olmalıdır. İstanbul şubesinde çalışan kişi Erzurum şubesine gittiğinde en fazla bir saatte adapte olabilmeli aynı kahveyi yapabilmelidir.
İşte böyle bir aynılık standartlaşma olarak tanımlanabilir. Bu örnekte insanlar da standart iş yapmaktadır tabi ki, fakat değerli olan kurumun bir standarda oturmuş olmasıdır.
Tren Tırmanışı ve Zeminin Önemi
Çocukluğumda İstanbul’da olan trenleri hatırlıyorum. Kadıköy’e giderken bindiğimiz her tren, iki durak arasında beşik gibi sallanırdı. Biraz sağa, biraz sola, sağa, sola… Öyle ki, bazı duraklara geldiğinizde trene binmek için hafif yokuş çıkmanız gerekirdi.
Fakat yaklaşık iki senedir hizmet veren Marmaray hattında bulunan ilk trenler, ilk çalışmaya başladıklarında sabitti. Ne sağa yatıyor, ne de sola düşüyorlardı. Her durakta da tekerli sandalyeli bir vatandaşın rahatça trene binebilmesi için durak ve tren aynı düzlemdeydi. Muhteşemdi.
Neredeyse aynı yolu kullanan bu iki sistem arasındaki farkın sebebi neydi? Tabi ki raylar ve onların altındaki yol. Çocukluğumdaki zemin, yılların yükünü üstünde taşıdığı için bozulmuştu. Ancak Marmaray’ın zemini henüz çok yeniydi ve doğru yapılmıştı. Bu sebeple tren de sallanmadan hareket edebiliyordu.
İşletmelerin de kurduğu sistemler trenlerin rayları gibidir. Ne kadar doğru bir şekilde kurulsa, o kadar rahat bir yolculuk elde ederler. Bu da yapılan işlerin sallanmaması yani sapmaması demektir.
Ancak korona sebebiyle hafta sonları da eve kapanmadan önce bir kere daha Marmaray’a bindiğimde bir şey hissettim. Bostancı çevresindeki duraklardan birisindeydik. Sonraki durağa giderken tren bir an için sağa ve sonra da sola yattı. Çocukluğumda hissettiğim o sert sallanmalar ile kıyaslanamazdı ama sallanmıştı.
Demek ki aradan geçen zaman ve üzerinden geçen yüzlerce tren sebebiyle raylarda hafif bir farklılık oluşmuştu. Bu da trende hissedilir seviyeye çıkmıştı. Bu yazıyı yazarken işletmelerde kurulan sistemleri düşünüyorum. Standartlar da aynen trenlerin rayları gibidir. Zemin ne kadar sağlam olursa olsun, elbet bozulacaktır. Yapıya göre kimisi yirmi senede, kimisi iki yüz senede bozulabilir fakat elbet bozulur.
O zaman, sapmalardan dolayı süreç yeterince standartlaştırılmamış mı demeliyiz? Zaten bozulacaksa standartlaştırmak için neden emek harcayalım ki? Enerjimizi ve paramızı başka şeylere yönlendirmek daha doğru olmaz mı? Bu da beni neden sorusuna getirdi.
Neden Standartlaştırma Yapıyoruz?
Nedenler başlangıçlar için önemlidir. Ancak neden en çok devam etmek için size yardımcı olur.
Standartlaştırmak zannedildiği gibi işler her yerde aynı olsun diye yapılmaz. İşlerin her yerde aynı olması durumu standartlaşmanın tanımıdır. Fakat amacı değildir. Standartlaşmayı esas amaç zannetmek, binanın sadece temelden ibaret olduğunu varsaymaktır.
Yalın Evi yazısında hatırlayacağınız gibi zemin tabi ki önemlidir. Fakat üzerindeki bina yoksa zeminin manası yoktur. Yani kurumunuzu üzerine çıkacağınız bina, binanın yapımı sırasında yorulma ihtimaliniz ve inşaat sırasında dışarıda gerçekleşebilecek felaketler için standartlaştırılmalısınız.
Daha önce hiç PDCA (Plan – Do – Check – Act) döngüsünü tarif eden çizimi görmüş müydünüz? PDCA ya da Türkçe çevirisi ile PUKÖ (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al) döngünün tarifinde aşağıdaki gibi bir topu yukarı çıkartan insan vardır. Topu yukarı çıkartabilmek için yani kurumunu yükseltebilmek için döngüyü döndürür ve daha iyiye ulaşmaya çalışır.
Kartopunu Zirveye Taşımak
Ama bu yolculuk kısa değildir. Sokak arasındaki bir yokuşu çıkmak gibi değildir. Koskoca Uludağ’a, deniz seviyesinden başlayarak bir kartopunu yuvarlayarak çıkartmak ile aynı şeydir. Başlarda döndürmek kolaydır. Fakat ilerledikçe hem eğim artar, hem de kartopu büyür. Bu da tırmanmayı zorlaştırır.
Bu sebeple PDCA çizimlerinde topu yukarı çıkartmaya çalışan kişinin ayaklarının altına “Standartlar” kelimelerini içeren düz bir zemin çizilir. O çizim kurum içindeki standartları simgeler. Kartopu örneğinden yola çıkarsak, topu bıraktığınızda düşeceği ve sonunda durup sizin yeniden itmeye başlamanızı bekleyeceği yer o zemindir.
Başta da dediğimiz gibi dünya her şeyin rahat ve mükemmel gittiği bir yer değildir. Burası VUCA dünyasıdır. Sizi bu VUCA dünyasına karşı koruyacak yegane şey (Sonsuza kadar değil tabi ki) standartlarınızdır.
Durabilmek İçin Standartlaştırma!
Özetle durmak sizi olduğunuz yerde tutmaz. Durmak sizi geriye düşürür. Durdukça da düşüşünüz hızlanır. Başladığınızın da altına gidersiniz. Elinizdeki değil, kendinizi bile kaybedebilirsiniz. İş dünyası düz değildir, yukarı doğrudur.
Kontrolsüz büyümek yokuşu koşarak ve zemininizi düzleştirmeden tırmanmaktır. İlerlerlen her şey güzeldir fakat yorulduğunuzda ya da bir fırtına ile karşılaştığınızda elinizdeki kocaman kartopunu koyacak bir yeriniz yoktur. Aşağı düşersiniz. En aşağıya.
Bu sebeple bazen durmalı ve gelecekte dinleneceğiniz yeri inşa etmelisiniz. Bir şeyleri standartlaştırmalısınız. Standart işler, müşteriler, satış kanalları inşa etmelisiniz. Böylece değişkenliğin arttığı bu dünyada gözleriniz bile kapalı ilerleyebileceğiniz bir yol inşa etmiş olursunuz.
Fakat her zeminin illa ki bozulacağını da unutmamalısınız. Her standardın çökeceğinden emin olabilirsiniz. İşte bu yüzden biraz yükseldikten sonra standartlarınızı gözden geçirmeyi de standartlaştırmalısınız.
Çevikliğin Anahtarı Standartlardır
Standart olmak, değişime kapalı olmak gibi algılanır. Yukarıda bahsettiğim bütün fayların yanında standartlaştırmak size çok büyük bir şey daha kazandırır, çeviklik.
Biliyorum, kelimeler çok farklıymış gibi geliyor size. Ancak bir an için hayal edin; İstanbul, Antalya ve Erzurum’da aynı kahveyi yapan o şirket filtre kahvenin tarifini bugün değiştirse ne olur? Mesela sabahları yapılan kahveye dört ölçek kahve koymak yerine beş ölçek koymak istese, bu değişimi tüm bayilerine yansıtması ne kadar sürer?
Bence çok değil. Aynı hafta içinde bütün bayilerinde değişimi yapabilir.
Peki sizin çalıştığınız yerdeki bir değişim, bütün bayilerinize ya da çalışanlarınıza yayılana kadar ne zaman geçiyor?
Standardizasyon yaygınlaştırmanın en büyük destekçisidir. Yaygınlaştırma konusu da aslında çevikliğin kendisidir. Ekibinize ne kadar çabuk yaygınlaştırırsanız, o kadar çabuk değişim gösterebilirsiniz. Değişim gösterebilme hızınız da çevikliğin kendisidir.
Standartlaşmadan İlerleyemezsiniz
Durağanlıktan uzak, değişimin her an yaşandığı bir dünyada bir şeyleri standartlaştırmak yapılabilecek en mantıklı işlerden biri. Bırakın dünün bugün ile farkını, beş dakika öncesinin şu an ile farkı gittikçe büyürken standart olmaya çalışmak geleceğinizi koruyacak en akıllıca seçenek. Sürekli yeni bir teknoloji doğarken, var olan bir takım araçlar nostaljik olma sürecinde hızlanırken ürünlerinizi bir standarda oturtmak sizi ileri taşıyabilecek yegane şey olabilir.
Her ne kadar karmaşık olursa olsun, yeter ki standart olsun. İyileşebilme, gelişebilme ümidi vardır. Buna karşın basit süreçler standart olmazsa, israflarla dolu olmaya devam edecektir.